Några veckor in på jobbhösten är det inte ovanligt att få en annalkande känsla av stress. Avslappningen från sommarens solstol förbyts till spända käkar och irritation över mail-pling och ideliga samtal.. Det finns dock “en metod” som kan hjälpa dig att stressa mindre. Den har några år på nacken, men är mer relevant än någonsin med tanke på att vi lever i en värld av ideliga distarktioner
I slutet av åttiotalet var det inne med time-management. Mängder av anställda skickades på kurs för att lära sig använda arbetstiden mer effektivt. Filofaxen hamnade i centrum. Men så kom lågkonjunkturen med hög arbetslöshet och svajiga statsfinanser. Det var annat som krävde uppmärksamhet än almanackor och tidsoptimering. Intresset för time management ebbade ut. När IT-boomen sedan tog Sverige i besittning – runt slutet på nittiotalet – blev det inne att jobba mycket. Riktigt högstatus. Ju mer timmar på kontoret, desto bättre. Så många jobbade frenetiskt, inte minst inom IT- branschen där ju allt var Funky business och möjligheterna upplevdes som obegränsade. Men så sprack bubblan. Och en rejäl baksmälla kom efter det frenetiska arbetstempot. Den ena personen efter den andra körde rakt in i väggen. Det fanns grogrund för en ny trend – stress management. Nu skickades personal på föreläsningar om stresshantering. Lika inne som time management blev det dock aldrig.
Tidsbrist och stress – dagens gissel
Trots att det i våra dagar talas mycket om balans i livet och om medveten närvaro, är stress och tidsbrist ett stort problem för väldigt många. Det pratas ofta om det svåra livspusslet, om aktivitetsstress och krav. Egentligen borde det vara guldläge för time-management igen. Men ändå är det tyst. Förvånansvärt tyst. Renew Magazine har gått igenom kursutbudet hos några av Sveriges största konsultbyråer inom ledarskap och personalutveckling. Ingenstans går det att boka kurser i time-management. Däremot är till exempel utbudet av kurser i coachning och personligt ledarskap stort. Det här bekräftar vad Martin Rogberg kom fram till när han vid Handelshögskolan i Stockholm forskade om managementmode: På samma sätt som i modevärlden, uppstår ständigt skiftande strömningar av vad som är inne. Nya trender dyker upp, får stor spridning och försvinner sedan för att ersättas av nya. Time management är inte inne 2011.
http://www.freedigitalphotos.net/images/view_photog.php?photogid=1556
Modellen som hjälper dig leva efter dina värderingar
I Seven habits of highly effective people presenteras en modell som skulle kunna användas än idag, trots att denna självhjälpsbok har mer än tjugo år på nacken. Författarens, Stephen Coveys, utgångspunkt är, att det inte är tiden som ska hanteras, utan vi själva. Vi måste bestämma oss för att ägna vår tid åt viktiga saker. Det är oklart om det är Stepheen Covey själv som skapat modellen eller om han har hämtat den från annat håll. Möjligen gäller det sista eftersom den även kallas för The Eisenhower method. Denna ex president lär ha använt den i sitt arbete. Ett av hans berömda citat lyder ”Det viktiga är sällan akut och vad som är brådskande är sällan viktigt”. Oavsett vem som är modellens grundare håller den alltså än idag. Hur kommer det sig? Jo, sannolikt på att den överensstämmer med vår kunskap om vad som styr normalt mänskligt beteende. Men innan vi kommer in på detta, ska vi beskriva själva modellen. Det handlar om en fyrfältstmatris med dimensionerna important/not important och urgent/not urgent (brådskande/inte brådskande).
Ruta 1 : Här hamnar sysslor sombåde är viktiga och brådskande. Vissa situationer kräver vår omedelbara uppmärksamhet. Exempel: Vårt barn kan ha gjort sig illa, en brand har uppstått i köket eller vi får ett akut telefonsamtal. Vi har alla en ruta1-aktiviteter i våra liv. Men en del av oss fastnar här. Det kan bero på att vi skjuter upp saker till sista stund eller att vi håller på med för många saker.
Ruta 2 (II): Här handlar det om sysslor som inte är brådskande, men som verkligen är viktiga. Sysslor som leder fram till att vi når våra övergripande mål. Och som är i linje med våra värderingar om hur vi vill leva våra liv, sköta vårt arbete etc. Till skillnad från ruta 1, där vi agerar tämligen automatiskt, kräver sysslorna i ruta 2 att vi tar egna initiativ, att vi är proaktiva. Att vi anstränger oss.
Ruta 3 (III): Här handlar det om sysslor som inte är viktiga, men som ändå får oss att agera eftersom de förefaller vara brådskande. Ofta handlar det om att andra människor pockar på vår uppmärksamhet. Det kan vara mobilen som ringer, en kollega som kommer in på ditt arbetsrum och vill kallprata eller en plingande mailbox.
Ruta 4 (IV): Här handlar det om aktiviteter som varken är viktiga eller brådskande. Slö-tittande på TV, ältande, allehanda inte-få-ändan-ur-vagnen-beteenden (Du kanske kommer på några hos dig själv).
För mycket tid åt oviktiga saker
Enligt Stephen Covey lever vi effektivt när våra liv domineras av ruta 2, det vill säga aktiviteter som är i linje med våra värderingar och som hjälper oss att nå våra mål. Ändå är det väldigt vanligt att vår tid går åt till andra sysslor. Rutorna 1, 3 och 4 dominerar alltså våra liv. Detta är något som Mia, 39 år och sjuksköterska, känner igen. Mia, som vill vara anonym, upplever att hon sitter fast i ett ekorrhjul av stress när hon kommer hem från jobbet. Hon hinner inte med det som hon vill ägna sig åt – skriva, träna och hålla på i sin trädgård,
– På jobbet går det på något konstigt sätt bra att vara effektiv. Men när jag kommer hem så fastnar jag på något vis, i telefonen, plockande i köket eller framför TV.n. Det borde finnas mer tid nu när mina döttrar klarar sig mer själva, men det blir inte så.
Orsaker
Hur kommer det sig? Det är här som vi kan förstå mer genom att titta på den kunskap som finns om mänskligt beteende. Forskningen visar nämligen att mänskligt beteende i hög grad styrs av sina konsekvenser. Beteenden som leder till att vi snabbt får positiv förstärkning, eller som leder till att vi omgående slipper något inre eller yttre obehag, tenderar vi att upprepa. När vi ägnar oss åt aktiviteter i ruta 1, undanröjer vi dåliga konsekvenser. (Om vi inte tröstar vårt barn så …ja, du kan säkert räkna upp en massa oangenäma saker som skulle inträffa. Om vi inte släcker elden så…) Samma mekanismer gör att vi fastnar i ruta 3, även om dessa saker egentligen inte är brådskande. När något eller någon pockar på vår uppmärksamhet (mobilen ringer, mailboxen plingar eller en kollega kommer in och vill snacka) låter vi oss distraheras. Det kan bero på att vi har svårt att säga nej, att vi har föreställningar om att vi alltid måste vara tillgängliga, eller något annat som skapar ett slags inre tryck, som vi vill bli av med. Utöver detta kan vi få positivt gensvar (kollegan kanske tackar för pratstunden). Problemet är bara att dessa sysslor stjäl viktig tid från oss. Risken är stor att vi känner oss frustrerade, stressade och missnöjda med vår tillvaro.
Senare, men större utdelning
Till skillnad mot ruta 1 och 3 ger aktiviteterna i ruta 2 (=de viktiga) sällan snabb utdelning. Istället måste vi ha tålamod och vänta på resultaten. Det kräver disciplin och att vi står ut med det inre obehag som kan komma för stunden. Men det positiva i kråksången är att ju mer vi ägnar oss detta, desto större blir utdelningen över tid. Vi lever vad Stephen Covey skulle kalla för effektivt. Och vi mår bra.
Hjälpsam analys
Renew Magazine visar modellen för Erik, som under många år har arbetat som lärare. Resonemanget kring tidsbrist känner han väl igen, men Coveys modell har han aldrig sett tidigare. Han tycker den är intressant och att det känns bra att få något benämnt som han har försökt att bena ut själv.
– Som lärare gäller det att ta vara på spilltid, till exempel när man sitter skrivvakt eller som i mitt nuvarande jobb där vi har något som kallas interntid och då tänker man framåt. Ruta 2 är den ruta som jag nästan alltid vill vara i för hanterar man den rätt så slipper man det obehag som finns i ruta 1. Ruta 4 är jag inte så förtjust i och försöker alltid kapa bort så mycket som möjligt här.
Piloter i våra liv
”The bad news is time flies. The good news is you’re the pilot”, är ett känt citat från Michael Altshuler, som är en känd amerikansk socialarbetare och terapeut. Vi glömmer ofta bort att vi är ”piloter”. Vi märker inte att hur vi själva bidrar till vår tidsbrist och våra känslor av stress. Stephen Coveys modell, eller om det är Eisenhowers som ska ha credden, hjälper oss att reflektera över hur vi förvaltar vår tid. Kombinerar vi detta med att analysera vilka kortsiktiga konsekvenser som styr oss, har vi en bra utgångspunkt för att börja styra våra liv dit vi vill. Vi blir piloter i våra liv. Ska vi kalla det time management á la 2011?
Åsa-Mia Fellinger
Renewmag.se © 2011. Alla rättigheter reserverade
Vill du läsa mer:
”Att leva enligt sina värderingar kan ibland kännas rätt tufft”
Det gäller att välja värderingar
Att leva enligt sina värderingar – nutidens egotripp eller viktigt?
* * *