30 tips för en superproduktiv höst

Efter en lång semester brukar ”full fart” vara mer regel än undantag vilket ibland kan leda till ett arbetssätt som blir extremt händelsestyrt då alla vill ”ta din tid” till just deras projekt eller uppgifter. Det viktiga att komma ihåg är att det alltid är du själv som har eller borde ha bäst kontroll på just dina prioriteringar. För att hjälpa dig har Michael Alphov satt ihop en lista med 30 korta, konkreta och användbara tips. Ta till dig det du har nytta av eller använd den som en checklista för att ”bocka” av att du redan idag arbetar smart och effektivt. Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig.

1. Bestäm dig för vad du vill nå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet är ordet.

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet.

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument.

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi.

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 45-90 min för att sen ta en paus.

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser.

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook eller andra websidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att de blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp.

11. Stäng alla dina arbetsdagar

Dina sista minuter på kontoret ska, varje dag, vara en summering av arbetsdagen. Städa och strukturera ditt kontor så det är rent och snyggt. Kolla i din kalender och att-göra-lista om allt du hade tänkt göra är gjort. Om inte så boka om. Med detta har du kontroll och kan ”lämna jobbet på jobbet”. Inga lösa trådar helt enkelt.

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år.

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna.

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra och gör att det blir enklare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid.

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in tid för för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till fokustid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra.

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail 🙂

17. Gör dina mail i block

Inkorgen bör inte vara konstant öppen. För de flesta räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda.

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Töm din inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär.

20. Ha så roligt som du bara kan på jobbet

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt.

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress.

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort.

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag.

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul.

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare!

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd.

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen.

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle.

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp så behövs också sömn och vila.

30. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Michael Alphov föreläser och utbildar inom personlig effektivitet, effektiva möten och effektiva team.

http://www.alphov.se

2017-03-13T11:50:43+00:00